Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

конкретного часу. Наприклад, ви пообіцяли Міоко, що зателефонуєте їй у п’ятницю, щоб дізнатися, чи задовольнив її надісланий вами звіт. Звіт не надійде до неї раніше четверга, а в суботу вона їде з країни, тож п’ятниця є найзручнішим днем для дії, тут годиться будь-який час. Це слід позначити у календарі на п’ятницю, але не заносити до певної часової графи. Корисно мати такий календар, де можна фіксувати як дії з певним часом, так і з конкретним днем виконання.

Інформація про конкретну дату. За допомогою календаря також зручно стежити за речами, про які ви хочете дізнатися у певні дні, — не обов’язково слід виконувати дії, це інформація, що може бути корисною на ту чи іншу дату: ремарки про зустрічі, події, в яких братимуть участь інші люди (родина чи колеги), а також все з царини «що відбувається цікавого». Корисно вносити до календаря і короткочасні нагадування, приміром, зателефонувати певній людині, котра має повернутися з відпустки. Можна позначати і важливі нагадування про те, коли щось очікується або розпочинається, із зазначенням часу виконання.

Благословенні ті, хто мають гнучкість, бо їх не вигнути за межі їхньої форми.

— Майкл МакҐриффі, доктор медицини

Скажіть «ні» спискам щоденних справ у календарі. Лише ці три речі слід записувати до календаря, і більше нічого! Ця дурня стосується тайм-менеджменту минулого століття, який учив: щоденні списки справ є визначальними. Але такі, вставлені в календар списки, не працюють з двох причин.

По-перше, постійне надходження нових даних і зміна тактичних пріоритетів впливають на роботу так суттєво, що неможливо скласти список справ наперед. Корисно мати план робочого дня як основу, але треба вміти переукладати його у будь-який момент. Якщо ж ви занотовуєте список справ до вашого календаря, то доведеться переносити на іншу дату ті завдання, з якими не встигли впоратися, а це деморалізує і марнує ваш час. Перелік першочергових дій, який я пропоную, нагадуватиме вам про всі завдання, навіть найбільш нагальні. І немає потреби їх щоденно переписувати.

По-друге, якщо в календарному списку будуть справи, не обов’язкові до виконання саме цього дня, вони відволікатимуть увагу від тих завдань, що вимагають термінового виконання. Якщо мені потрібно зателефонувати Міоко в п’ятницю, адже це єдиний день для розмови, а я додам до списку ще п’ять менш важливих чи не настільки термінових дзвінків, то, закрутившись на роботі, можу так і не зв’язатися з Міоко. Мій мозок повинен пам’ятати, що саме ця телефонна розмова не має інших шансів відбутися. Так використовувати цю систему абсолютно недоречно. На мою думку, календар має бути недоторканою територією. Якщо ви щось до нього записали, то це треба виконати за будь-яких умов. Єдиним винятком є перенесені зустрічі.

Ніщо не заважає вам створити нашвидкуруч неформальний короткий список справ «Якщо матиму час, я зроблю...», вибраних із загального переліку першочергових дій. Головне — не плутати його з обов’язковими завданнями і ставитися до нього спокійно, бути готовим скасувати дію або змінити її залежно від неминучих сюрпризів, які приносить робочий день.

Список (списки) першочергових дій

То куди ж треба заносити нагадування про всі, без винятку, завдання? До списків першочергових дій, які разом із календарями становлять ядро щоденної організації та орієнтації в керуванні справами.

Усі дії, що потребують більше двох хвилин і які не можна комусь делегувати, потрібно десь записувати. «Зателефонувати Джону Сміту стосовно бюджету зустрічі», «Надіслати друзям електронкою листа про родинні події, що відбудуться протягом року», «Накидати чернетку з ідеями для щорічної конференції з продажів» — це і є нагадуванням про справи такого типу, які необхідно заносити до списків, куди в будь-який момент можна звертатися за підказкою, що робити.

Усе потрібно робити якомога простіше, але не занадто просто.

— Альберт Ейнштейн

Якщо таких пунктів у вас усього двадцять чи тридцять, їх усі слід записати до переліку «Першочергові дії», який ви переглядатимете, щойно з’явиться вільний час. Однак у більшості з нас кількість справ варіюється від 50 до 150. У такому випадку є сенс розділити список першочергових дій на групи, як-то «Дзвінки» (у вільний час і з телефоном під рукою) або «Дії за комп’ютером» — як варіанти завдань, коли працюєте за цим пристроєм.

Справи, які не потребують активних дій

Для цих справ, як і для тих, що потребують таких дій, необхідна добре продумана цілісна система, щоб ними керувати. В цій системі можна виокремити три категорії: сміття, відтермінування та створення довідок.

Сміття

Сміття має бути очевидним. Прибирайте, викидайте до подрібнювачів або на переробку всі файли і документи, з якими не буде жодних дій і які не мають цінності як довідкова інформація. Якщо ви залишатимете їх упереміж з іншими категоріями документів, це руйнуватиме систему і захарастить простір довкола вас.

Відтермінування

Крім сміття, є ще дві групи документів, які не потребують негайних дій, але які ви захочете зберегти. Наголошу ще раз: дуже важливо розділяти справи, які потребують дій, і ті, що таких дій не потребують. Інакше вас накриють з головою купки, стоси і списки.

Скажімо, у листі з новинами ви прочитали щось, що наштовхнуло вас на ідею для проекту, який ви реалізуєте згодом. І ви хочете пригадати про це пізніше, коли у вас з’явиться можливість його реалізувати. Або ви побачили оголошення про наступний сезон місцевого симфонічного оркестру, але програма, яка вас цікавить, буде аж за чотири місяці — занадто далеко, щоб щось вирішувати наразі (ви ще не знаєте графік ваших відряджень). Але якщо ви будете у місті на той час, ви б сходили на концерт. Що з цим робити?

Існують два види інструментів для відтермінування: списки «Колись» чи «Можливо» і система «штурханців».

Колись/можливо. Зберігання списку речей, які ви, можливо, захочете зробити у певний момент, але не зараз, може бути корисним і надихати. Це, так би мовити, «паркування» для проектів, які неможливо реалізувати зараз, але ви б хотіли не забувати про них і регулярно отримувати нагадування.

Фрагмент типового списку Колись/можливо

Придбати рибальський човен

Вивчити іспанську

Пройти курс малярства аквареллю

Відремонтувати кухню

Побудувати власний басейн

Політати на повітряній кулі

Спорудити винний погріб

Провести місяць у Тоскані

Створити власний сайт

Заснувати благодійний фонд для дітей

Придбати піаніно

Надрукувати мемуари

Отримати сертифікат з пірнання з аквалангом

Навчитися танцювати танго

Опанувати гончарну справу

Влаштувати вечірку із сусідами

Викопати ставок і запустити туди золотих рибок

Усі ці пункти належать до