Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

конверта до потужних програм з планування проектів. Коли проект потребує суттєвого предметного контролю, вам знадобиться схема з ієрархічним відображенням компонентів і їхніх складників та/або діаграма Ганта, де етапи роботи відображено на шкалі часу, із самостійними та залежними частинами і віхами щодо всього проекту.

Тут не закінчується креативне мислення, воно просто набуває іншої форми. Щойно ви відчуєте базову структуру, ваш мозок намагатиметься заповнити лакуни. Наприклад, визначивши три основні компоненти проекту і вишикувавши їх у ряд, ви зможете міркувати над четвертим і п’ятим.

Основи організації

Головні кроки тут такі:

• Визначення істотних моментів

• Класифікація їх за одним або більше критеріями:

- складники

- порядок

- пріоритети

• Деталізація до потрібного ступеня

Мені ніколи не траплялися два проекти з однаковою кількістю структурних одиниць та однаковою деталізацією, щоб не тримати все в голові та успішно просуватися до їх виконання. Проте майже для всіх проектів знадобиться та чи інша форма креативного мислення, відтак — черга розумової діяльності у руслі «Яким є план?»

Першочергові дії

Фінальна стадія планування починається з розподілу та перерозподілу фізичних ресурсів для виконання проекту. Настав час запитати: «Які першочергові дії?»

Як ми зазначали у попередньому розділі, такий тип ґрунтовного, пов’язаного з реальністю мислення у поєднанні з чітким уявленням бажаного результату — важливий компонент для визначення, якою є наша реальна робота. З мого досвіду: саме створення переліку нагальних проектів і постійне керування першочерговими діями для кожного з них становить 90 % проектного планування. Такий ґрунтовний підхід змусить вас бути чесними щодо всіх справ. Ви справді збираєтеся це робити? Хто відповідальний? Чи все добре продумали?

Отож у певний момент за умови, що проект потребує виконання, слід вирішити, якими будуть наступні кроки.[11] Відповідь на запитання стосовно вашої першої реальної дії, коли ще нічого не зроблено, перевірить зрілість вашого мислення щодо проекту. Якщо ж ви ще не готові відповісти, вам слід детальніше конкретизувати певний попередній рівень процесу природного планування.

Основи

• Окресліть першочергові дії для кожної з поточних «рухомих частин» проекту.

• Якщо потрібно, визначте наступну дію у процесі планування.

Активація окремих частин проекту. Проект вважається достатньо спланованим для реалізації тоді, коли на всіх його ділянках визначено першочергові завдання, які можна виконувати, не чекаючи, доки будуть готовими інші складники. Якщо проект має багато складників, для кожного з них слід визначити: «Чи є щось, що вже можна зараз виконувати?» Наприклад, ви можете координувати доповідачів на конференції та паралельно шукати потрібний сайт.

У деяких випадках спершу треба виконати один аспект, а решта залежатиме від його результату Тоді буде лише одна першочергова дія, яка стане поштовхом для всіх інших.

Необхідне додаткове планування? А що коли вам потрібне детальніше планування, щоб відчути, куди рухатися далі? Це все одно крок до дії. Що є першочерговим, якщо ви продовжуєте планувати? Ви накидаєте більше ідей на чернетці. Пишете електронного листа Ані Марії та Шонові, щоби дізнатися їхню думку. Просите помічника організувати нараду з планування з командою виконавців.

Звичка визначати першочергові завдання стосовно проектів, незалежно від ситуації, є фундаментальною для вашого відчуття спокою та контролю.

Якщо наступну дію доручено комусь іншому... Якщо наступне завдання виконуєте не ви, вам все одно слід з’ясувати особу виконавця (це основний спосіб використання переліків подальших дій). Коли ж над проектом працює група, не обов’язково кожному знати, яка наступна дія в кожній з його частин. Часто потрібно просто розподілити відповідальність за частини проекту між певними людьми і зобов’язати їх визначати необхідні першочергові дії.

Розмова про подальші кроки зумовлює чіткість організації. Можуть з’являтися проблеми та деталі, коли хтось змусить усіх відчути складність розподілу ресурсів на фізичному рівні. Це проста практична дискусія для заохочення, але під час неї виявляють розбіжності у поглядах і слабкі сторони.

Скільки триватиме процес планування?

До якого ж рівня слід конкретизувати та деталізувати планування? Відповідь проста — доки проект не посяде своє місце у ваших думках.

Загалом ви думаєте про ті справи, в яких не визначено результату і потрібної дії (дій) і/або нагадування про які не збережено у надійний спосіб так, що ви зможете згодом їх відшукати. Можливо, ви не виявили на достатньому рівні всі деталі та не сформували загальне бачення, щоб покластися на ефективність вашого проекту.

Для більшості проектів (якщо розуміти під проектом результат, який потребує більше однієї дії) необхідно просто записати бажані результати та першочергові дії, щоб вони не обсідали ваші думки. Ви шукаєте нового біржового брокера? Зателефонуйте другові, щоб отримати рекомендацію. Потрібен новий принтер для дому? Пошукайте в інтернеті різні моделі та ціни на них. Припускаю, що таким чином вирішується 80 % проектів. Ви все одно будете ретельно планувати їх, але в голові, а достатньо лише визначити першочергові дії та виконувати їх, доки проблему не розв’язано.

Якщо проект не полишає ваших думок, він потребує вдумливішого перегляду.

Ще приблизно 15 % проектів можуть вимагати певного зовнішнього мозкового штурму — мапи думок або кількох нотаток у текстовому редакторі чи програмі для створення презентацій. Цього достатньо, щоби спланувати порядок денний зустрічі, відпустку чи промову в місцевій торговій палаті.

І ті 5 % проектів, що залишилися, потребуватимуть обдуманого застосування одного чи більше з п’яти етапів моделі природного планування. Ця модель пропонує практичну методику для справ, які зависли невиконаними, для їх розв’язання та продуктивної реалізації. Ви відчуваєте, що для певного вашого проекту потрібні чіткіші або активніші дії? У такому випадку запропонована модель може допомогти у досягненні значного прогресу.

Потрібно більше ясності?

Якщо ви потребуєте більшої ясності, перемкніть мислення на режим природного планування. Часто люди чимось зайняті (дія), але заплуталися і втратили чіткий орієнтир. Їм необхідно звіритися з планом або розробити новий (організація). Якщо брак чіткості відчувається на етапі планування, можливо, потрібен додатковий мозковий штурм для продукування актуальніших ідей і даних. Це може збільшити довіру до плану. Якщо спроба мозкового штурму загрузла у нечітких думках, слід зосередитися на баченні результату, переконавшись у тому, що ретикулярний фільтр у мозку налаштовано на зміну способу мислення. Якщо ж нечіткими є результат і загальна картина, вам потрібно повернутися до етапу аналізу: чому ви взялися за виконання цього завдання (мета).

Потрібно більше дій?

Якщо вам бракує дії, слід рухатися моделлю донизу. Ви можете з ентузіазмом сприймати мету проекту, але не конкретизувати його результат у реальному світі. Звісно, нині управлінець стежить за вдосконаленням якості робочого процесу, але часто буває так,