Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

ви розсортували нагадування про завдання у списки першочергових дій, ці дані просто перетворюються на вміст персональної бібліотеки. Ви вільні зберігати будь-яку кількість інформації, зважаючи лише на її обсяг і ступінь доступності. У звичайній системі Alfa інформацію можна знайти за темою, особою, проектом, компанією, тож шукаючи потрібний аркуш паперу, доведеться зазирнути усього в три-чотири місця. Можна додавати до назви одну підтему на ярликах, наприклад: «Садівництво—горщики» і «Садівництво—ідеї». Але все це зберігатиметься під літерою С.

Використання ефективної, простої та легкодоступної системи зберігання довідкової інформації уможливить вам збирати стільки даних, скільки забажаєте.

Перевага цифрового світу полягає у пошуковій функції з-поміж усього обсягу інформації, а позначення змісту за допомогою ключових слів істотно пришвидшує процес пошуку. Однак хоча різні ґаджети й мають багато опцій і місць для зберігання, ці можливості почасти перетворюються на складнощі та плутанину. Більшість людей, яких знаю, навіть із середньою завантаженістю, не гайнують час і зусилля на каталогізацію даних усіх можливих програм. Тож хоча комп’ютер дарує нам великі можливості, гнучкість і місце для великої довідкової бібліотеки, створення простого й ефективного формату довідки може стати неабиякою проблемою. Навіть у цифровому світі дуже корисно мати логічно систематизовану візуальну мапу — ефективно організовану в алфавітному порядку за індексами чи групами даних. Щоби відшукати лондонський ресторан, який я вподобав, відкрию вкладку «Місця», далі — «Лондон», далі — «Ресторани» — все в алфавітному порядку в межах певного розділу.

Найбільшою проблемою для прихильників цифрового світу є легкість збирання та зберігання інформації. Це призводить до того, що вони лише збирають дані, не повертаючись до них і не використовуючи належним чином. Слід усвідомлено підтримувати функціональною всю величезну цифрову бібліотеку, а не перетворювати її на чорну діру, яка поглинає все здобуте кількома натисками клавіш. «Мені не треба нічого впорядковувати, адже пошук усе знайде» — це, з мого досвіду, не найкращий підхід до справ. Ми потребуємо певного способу перегляду всієї зібраної інформації, для чого знадобиться ефективна категоризація.

Час від часу з певної теми чи проекту накопичується такий обсяг довідкового матеріалу, що він потребує окремого стелажа, шафи з шухлядами чи цифрової директорії. Проте якщо матеріалу менше за пів’ящика, рекомендую ввести його до загальної алфавітної довідкової системи. Якщо ж ви систематизуєте електронні файли, для них є сенс виділити окрему підтеку.

Процес створення нової папки має бути простим. Під рукою — так, щоб дотягнутися з місця, — я завжди тримаю чималий запас нових папок для сортування лотка зі вхідними документами. Не знаю нічого гіршого, ніж коли необхідно розібрати завали паперу, а напохваті немає вільних папок. Завжди кладіть їх під рукою. В електронному форматі вам також має бути зручно створювати нові теки у вашій директорії.

Переконайтеся, що для зберігання у вас достатньо місця. Намагайтеся заповнювати ваші фізичні лотки для паперу лише на три чверті. Якщо вони переповнені, ви підсвідомо не захочете ними користуватися, і довідкові матеріали накопичуватимуться повсюдно. Якщо переповнилася висувна шухляда, я можу почистити її, доки чекаю з’єднання по телефону. Потрібно регулярно очищувати і карти пам’яті ваших мобільних пристроїв.

Я не знаю майже нікого, хто б не мав заповнених по вінця шухляд. Та якщо ви бережете манікюр і хочете позбутися підсвідомого небажання сортувати папери, вам потрібно підтримувати шухляди достатньо вільними, щоби легко виймати та класти туди документи. Стежте також за наявністю незаповненого місця на комп’ютері чи у хмарному сховищі. Постійно перепитуйте себе, скільки місця для зберігання ви готові виділити, щоби вміст був легкодоступним і не перетворювався на чорну діру невпорядкованої інформації. Очікуючи розмови на телефонній лінії, я часто починаю чистити папки електронної пошти та директорії зі старими документами.

Деякі люди реагують на це таким чином: «Мені треба купити ще один стелаж!» або «Мені потрібен вінчестер з більшим обсягом пам’яті!», ніби викинути щось геть для них є неприйнятним. Але якщо інформація варта зберігання, її слід зберігати напохваті, чи не так? Якщо ж ні, навіщо її взагалі зберігати? У вік інформації ви робите щось, що заважає вам нею скористатися, — це не вельми розумно.

Можливо, доведеться створити інший рівень зберігання даних, щоб у вас залишалося достатньо вільного місця для роботи з необхідними довідковими документами. Матеріали щодо завершених проектів і «мертвих» клієнтів, які досі потребують зберігання, можна занести на зовнішній вінчестер, хмарне сховище або хоча би прибрати їх з робочого простору.

Створюйте ярлики для папок за допомогою спеціального пристрою. Незалежно від кількості матеріалів — надто багато чи обмаль — ними завжди має бути зручно користуватися. Надруковані ярлики змінять природу ваших файлів і ставлення до них. Документи з ярликами гарно виглядають на столі у кімнаті для перемовин; кожен може їх ідентифікувати; ви бачите звіддаля, що саме лежить на столі чи у вашому портфелі; коли відкриваєте шухлядки, оглядаєте повний каталог ваших документів у алфавітному порядку. І вам уже приємно відкривати шухляди, аби щось знайти чи покласти.

Ви володієте тими речами, яким дали імена. Зібрані речі без назви панують над вами.

Можливо, у цьому тисячолітті вчені, які вивчають мозок, дадуть якесь езотеричне і складне неврологічне пояснення, чому папки з ярликами такі зручні в роботі. А до цього покладіться на мене. Придбайте пристрій для створення ярликів. І нехай він буде лише вашим. Аби вся система працювала без порушень, завжди тримайте його під рукою, і ви будете зберігати що завгодно і коли завгодно. І не позичайте його нікому! Якщо ви захочете щось зберегти, а пристрою для створення ярликів не буде на місці, ви залишите матеріали у купі, а не в створених для них папках. Пристрій для наклеювання ярликів має стати таким самим основним інструментом, як і степлер.

Коли робота «кипітиме», матеріали, які потребуватимуть більше хвилини для зберігання, збережені не будуть, їх скинуть на купу.

Влаштовуйте ревізію у ваших документах хоча б раз на рік. Якщо ви регулярно чистите місця для зберігання даних, то вчасно позбавлятиметеся від застарілих документів, а також уповні зможете зберігати будь-що «про всяк випадок, раптом знадобиться». Ви знаєте, що за декілька місяців ще раз все переглянете стосовно доцільності й вирішите, що варто зберігати надалі, а що — ні. Це стосується як інформації на паперових носіях, так і електронних документів. Як уже зазначав, я чищу свої папки, коли очікую на телефонний зв’язок (або щоб згаяти час протягом дзвінка-конференції, яка все триває і триває!).

Я би радив усім компаніям (якщо