Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

офісі чи просто перетнулися в коридорі. Якщо ви не виконаєте завдання в той момент, коли воно з’явилося, а виконувати його все одно доведеться, ви витратите час і сили, щоби зібрати, з’ясувати та відстежити його, щоби воно не вторглося до вашої пам’яті.

Делегуйте

Якщо для виконання першочергової дії потрібно більше двох хвилин, спитайте себе, чи ви впораєтеся з нею краще за інших. Якщо ні, передоручіть виконання потрібній людині.

Делегують завдання не завжди підлеглим. Ви можете вирішити: «З цим краще впорається служба підтримки», «Це потрібно показати керівникові» чи «Для цього мені знадобиться думка партнера».

Передоручити справу можна у будь-який із наступних способів:

• надіслати електронного листа;

• відправити виконавцю документи із запискою;

• надіслати текстове повідомлення чи скористатися голосовою поштою;

• додати це в список речей, які ви обговорюватимете з потрібною людиною під час зустрічі;

• поговорити з виконавцем безпосередньо або по телефону чи з допомогою sms-повідомлення.

Хоча спрацює будь-який з цих варіантів, я б радив (за деяких винятків) їх саме в такому порядку, згори донизу. Електронний лист — це найшвидший спосіб у цій системі; лист залишається у «Надісланих»; адресат може опрацьовувати його, як йому зручно. Записки йдуть наступними, тому що вони теж потрапляють до системи виконавця негайно, і він матиме фізичне нагадування про потрібну дію. Якщо ви передаєте паперові матеріали, письмова комунікація найдоцільніша у цьому випадку. І так само, як і з електронною поштою, людина, якій доручили завдання, може виконати його за власним графіком. Голосова пошта може бути ефективною, і багато професіоналів нею користуються. Недоліком є те, що потрібно відстеження як з вашого боку, так і з боку одержувача, а сказане не обов’язково буде почутим. Текстові ж повідомлення бувають недоладними і загадковими. Далі йде розмова з потрібного людиною, запланована на час наступної зустрічі. Часом це буває необхідно через делікатність теми чи завелику кількість деталей справи. Але на таку розмову потрібно чекати, поки зустріч не відбудеться. І найменш бажаний варіант — це переривати те, чим ви і потрібна людина зайняті на даний момент для розмови про завдання. Звісно, тут грає роль негайність, але заразом створюються перешкоди у робочому процесі обох сторін, до того ж існує такий же недолік, як і у варіанті з голосовою поштою: відсутність письмового запису.

Відстеження переданої справи. Якщо ви делегуєте справу іншій людині і турбуєтеся про результат її виконання, потрібно відстежувати справу. Коли ви познайомитеся у наступному розділі з процесом організації, ви побачите, що значною ділянкою в управлінні є очікування.

Коли ви налаштуєте власну систему, передоручені завдання, які відстежується, виглядатимуть як список в блокноті, папка з окремими аркушами для кожного завдання або список під назвою «Очікую на» в цифровому форматі. Поки ж, за умови, що у вас ще немає надійної системи, напишіть на аркуші паперу «Очікую на відповідь від Боба» і покладіть його до стосу відкладених документів або в лоток, вміст якого ви згодом опрацюєте.

Що, коли питанням вже займаються? У наведеному вище прикладі про очікування документів для сплати податків, першочергова дія виконуватиметься не вами. Але навіть у цьому випадку вам варто відстежувати її виконання, як ніби це передоручене завдання чи те, на що ви очікуєте. На папері з написом «Сплатити податки» допишіть щось на зразок «Очікую на податкові документи від Acme Trust» і покладіть його до відкладених документів.

Важливо на всьому, що ви передаєте на виконання іншим, зазначати дату. З усіх категорій вашої системи це є найбільш вирішальним, коли потрібно слідкувати за кимось або чим-небудь. Скориставшись декілька разів цією інформацією («Але ж я дзвонив і замовляв це ще 12 березня»), ви зрозумієте, чому це варто зробити життєвою звичкою.

Відкладіть

Скоріше за все, більшість наступних дій щодо сукупності ваших справ потрібно буде виконувати саме вам і це займе більше двох хвилин. Дзвінок покупцеві; електронний лист вашій команді, для написання якого потрібно поміркувати і накидати чернетку; подарунок братові, який треба вибрати в спортивному магазині; цифровий додаток, що необхідно завантажити з інтернету і потестити; розмова з чоловіком/дружиною про школу, до якої ви збираєтеся віддати дочку, — все це дії такого типу.

Ці дії потрібно десь записати, а потім розсортувати у відповідні категорії, щоб ви могли повернутися до них за необхідності. Поки що наклейте наліпки із зазначеними на них діями на аркуші паперу в лотку і покладіть їх на стос паперів із відкладеними справами, які ви вже опрацювали.

Незавершені справи, які залишилися

Якщо ви дотримуєтесь інструкцій, поданих у цьому розділі, то позбудетеся купи справ і завершите низку необхідних завдань, виконаєте багато двохвилинних дій і чимало справ віддасте для виконання іншим. Ви також впораєтеся зі стосом справ, у межах яких вам потрібно виконувати дії, — невдовзі, колись чи до певної дати, сюди входить і нагадування про справи, виконання яких ви чекаєте від інших людей. Ця група — «Незавершені справи» — складається з дій, які ви делегували або відклали. Їх потрібно організувати в певний спосіб у вашій особистій системі, і цю тему я крок за кроком розкрию в наступному розділі.

Ідентифікація проектів, які ви маєте

Останній крок на шляху до завершення поточних справ потребує переключення уваги з окремих дій до більш загальної картини — ваших проектів.

Нагадую, під проектом я розумію будь-який результат, якого ви хочете досягти і який потребує більше однієї дії. Якщо ви переглянете весь список завдань, які ви вже собі записали: «Подзвонити Френку стосовно сигналізації в машині», «Написати електронний лист Бернадет з приводу матеріалів для конференції», — ви, без сумніву, побачите справи, більші за обсягом за окремі дії, визначені вами. Після дзвінка Френку з сигналізацією в машині все одно щось потрібно буде робити, та й до конференції необхідно буде готуватися, написавши листа Бернадет.

Сподіваюсь, ви, як і я, розумієте практичну мету визначення проектів: якщо дія, визначена вами, не призводить почате до завершення, вам потрібно зафіксувати нагадування про інші дії, поки що відкладені, за допомогою яких справу буде доведено до кінця. Необхідно створити список проектів. До нього можна занотувати будь-що, починаючи від «Організувати святкову вечірку» до «Закрити лінійку продуктів програмного забезпечення» і до «Закінчити розробку компенсаційного пакета». Мета такого списку полягає не у відображенні ваших пріоритетів, а в тому, щоб напевне мати письмові нагадування про відкриті питання.

Просто зараз у вас, ймовірно, від тридцяти до сотні проектів.

Немає значення, коли ви складатимете ваш