Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

них є проект і (2) з ним треба щось робити. Власне, вони використовують матеріали для підтримки проектів як нагадування. Проблема в тому, що наступні дії та пункти «Очікування» для цих проектів зазвичай невизначені й психологічно звалені в стоси, файли та систему електронних листів — і це створює велику купу, яка відлякує (дез)організатора замість того, щоб надихати його чи її до дій. Ця купа безупинно затягує пісеньку: «Роби щось зі мною! Виріши щось стосовно мене! Давай щось зроби для мене!» Коли ви в розпалі щоденної діяльності, речі на зразок описаних — останнє, з чим би ви хотіли працювати, щоб визначити свої дії стосовно проектів. Ви буквально тупієте від жмутків файлів, бо вони не спонукають до дії, а створюють неспокій і тривогу.

Які речі з вашого оточення психологічно промовляють до вас, вимагаючи щось із  ними  чинити?

Якщо ви в такій ситуації, то спершу додайте сам проект до вашого списку «Проекти» — як нагадування про те, що треба досягти певного результату. Відтак у відповідних списках нагадувань про дії слід вказати дієві кроки та пункти «Очікування». І нарешті, коли настав час власне виконувати дію, наприклад зателефонувати комусь щодо проекту, ви маєте під рукою всі матеріали, які вам необхідні для цієї розмови.

Повторюся, вам не потрібно використовувати матеріали для підтримки як первинні нагадування про те, що слід чинити, — це відправляйте до ваших списків дій. Але якщо матеріали містять проектні плани та огляди на додаток до тимчасової архівної та довідкової інформації, можливо, вам краще утримувати їх візуально доступнішими, ніж зазвичай утримуєте довідкові матеріали у вашій картотеці чи пам’яті комп’ютера. Це теж вдалий спосіб зберігати матеріали для підтримки, якщо ви дисципліновано витягуєте шухляди з файлами чи відкриваєте саме ту папку в комп’ютері, яку треба, і щоразу фіксуєте увагу на планах під час щотижневого перегляду. Якщо ні — тоді краще зберігати такі різновиди матеріалів для підтримки проектів (можливо, з роздруківками комп’ютерних файлів) у настільному вертикальному лотку для файлів або в окремому стосику на вашому робочому столі чи на іншій візуально доступній поверхні.

Повертаючись до прикладу з переїздом до нового житла, у вас може бути папка за назвою «Ремонт: квартал Пінкертон, буд. 37», що містить усі плани, деталі та нотатки про внутрішнє подвір’я, кухню та робочий кабінет. Під час вашого щотижневого перегляду списку проектів, коли ви наблизилися до пункту «Ремонт нового житла», дістаєте файл цього проекту і проглядаєте всі ваші записи, щоб упевнитися, що ви не пропустили жодних можливих дій. Ці дії згодом будуть виконані, доручені або відсортовані до ваших списків, а папку переформатуєте до наступного випадку, коли надійде черга подальших дій або щотижневого перегляду.

Багато людей, які взаємодіють із поточними та потенційними клієнтами, пробували використовувати папки для клієнтів та/або комп’ютерні системи опрацьовування інформації про клієнтів, щоби «керувати рахунком». Проблема в тому, що деякі матеріали є просто фактами чи історичними даними, які варто зберігати як історію питання, щоб колись нею скористатися, а деякі треба відстежувати як дії, необхідні для розвитку стосунків з клієнтом. Останні можна ефективніше організувати в межах вашої системи списків дій. Інформація про клієнтів працює саме так, і її можна зберігати у файлі загальних довідок про клієнта чи у бібліотеці даних про клієнтів. Але якщо мені потрібно зателефонувати клієнтові, я не хочу бачити нагадування про це будь-де, крім списку «Дзвінки»[25].

Обдумування проектів

У розд. З я припускав, що у вас часто з’являтимуться ідеї щодо проектів, які ви воліли б розвинути, але які не обов’язково є наступними діями. Такі ідеї підпадають під широку категорію «матеріалів для підтримки проектів»: це розлогий спектр — від ідеї про те, чим ви бажаєте займатись у вашій наступній відпустці до прояснення певних важливих компонентів у проектному плані. Ці думки можуть з’являтися, коли ви їдете автострадою, слухаєте новини по радіо або читаєте статтю, яка стосується справи. Як ви дієте з такими матеріалами?

Тут я раджу визначитися, де ви зафіксуєте просування проекту чи теми, як можете додавати туди інформацію в такому форматі і де зберігатимете пов’язані з ним додаткові відомості. У більшості фахівців є декілька варіантів опрацювання матеріалів для підтримки, включаючи додавання нотаток до пункту в списку, організацію цифрової інформації в електронній пошті чи базах даних та збирання паперових файлів і нотаток у записниках.

Не втрачайте жодної ідеї щодо проекту, теми чи питання.

Приєднані нотатки. Більшість програм з організації уможливлює приєднання до списку чи календарної дати цифрової нотатки. Якщо ви маєте список «Проекти» в такій програмі, то можете зайти до проекту, щодо якого у вас з’явилася думка, приєднати до нього нотатку і в неї вдрукувати вашу ідею. Це чудовий спосіб навчитися проектному мисленню, яке не потребує складних розрахунків. Якщо ваш список «Проекти» живе на папері, ви можете приєднати нотатку з категорії «Відкласти» до пункту в головному списку, або, якщо ви застосовуєте застарілі технології, — до окремого аркуша, присвяченого цій темі. У будь-якому разі вам слід пам’ятати про необхідність зазирнути у приєднану нотатку, коли ви переглядаєте свій проект і користуєтеся даними.

Електронна пошта та комп’ютерні програми. Цифровий світ пропонує нескінченне розмаїття способів опрацювання проектних ідей. Електронні листи, які містять корисну інформацію стосовно ваших проектів, можна тримати у спеціальній, відповідно названій папці довідкових листів. Якщо у вас багато електронних листів, пов’язаних з одним проектом, розгляньте варіант створення двох папок: «Джонсон Партнершип — актуальне» та «Джонсон Партнершип — архів», чи щось подібне. Вартий уваги також варіант встановлення точнішого різновиду цифрової бази даних для організації ваших ідей щодо проектів і тем. У цьому столітті такі програми просто неймовірно розквітли — від простих і вишуканих хмарних систем ведення нотаток та організаційних програм, які уможливлюють невпинне вдосконалення у використанні, до систем групового обміну файлами та проектного менеджменту, додатків для персональної організації проектів, призначених для всього — від асоціативних карт вільної форми до великих текстів і дослідницьких проектів.

Погані новини щодо цих добрих новин про величезний асортимент варіантів цифрової підтримки проектів — це легкість, із якою ми піддаємося спокусі поширювати потенційно вагому інформацію в настільки багатьох місцях і механізмах, що це може повернути нас майже до того нуля, з якого все починалося. Ми не знаємо, де це все міститься, не можемо побачити все в цілому задля відповідного огляду в правильний момент, точно не визначилися, куди які дані помістити... Тож ми повертаємося назад, намагаючись