Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

різновиди дій, спрямованих на планування, — це ваш мозковий штурм та організація, влаштування зустрічей і збір інформації.

Мозковий штурм. Деякі з проектів, які привертають вашу увагу прямо зараз, потребують обдумування у довільній формі; це особливо стосується тих, щодо яких ви не знали напевно, якою буде наступна дія, коли ухвалювали рішення. Всі вони передбачатимуть таку наступну дію, як «накреслити ідеї щодо проекту X».

Вам треба вирішити, де і як ви хочете виконати цю дію, щоб знати, до якого списку її вписати. Як ви найкраще реалізуєте цей різновид обдумування — на комп’ютері чи запишете свої думки на папері? Я можу обрати щось середнє, залежно від того, що мені підказує інтуїція. Для мене ця наступна дія піде або до списку «За комп’ютером», або до списку «Будь-де», адже я можу накреслювати асоціативні карти чи робити швидкі записи в будь-якому місці, якщо маю ручку й аркуш паперу.

Організація. У вас можуть бути проекти, для яких ви вже зібрали записи та супровідні матеріали, треба лишень розсортувати їх та структурувати. В цьому випадку вашою наступною дією вірогідно буде «Організувати нотатки з проекту X». Якщо для цього вам потрібно бути в офісі (бо саме там ці нотатки), така дія піде до списку «В офісі». Якщо ж нотатки з проекту ви носите з собою у папці чи на цифровому пристрої, тоді дія «Організувати...» вноситься до списку «Будь-де» (коли ви це робите вручну) чи «За комп’ютером» (якщо використовуєте текстовий процесор чи програму для схем, презентацій, асоціативних карт чи програми для проектного планування).

Одна з найбільших перепон для організаційної (і сімейної) продуктивності — брак чийогось рішення про те, чи необхідно зустрітися і з ким, щоби справа просувалася далі.

Призначення зустрічі. Часто подальший прогрес у проекті залежить від зустрічі з людьми, яких ви воліли б залучити до мозкового штурму і/або ухвалення рішення. Це зазвичай означає надіслати електронного листа групі осіб або секретарю, щоб він визначив час, або зателефонувати головній у цій справі особі, щоби призначити день і час.

Збір інформації. Інколи наступним завданням в обдумуванні проекту є накопичення ширшої інформації. Можливо, вам треба поговорити з кимось («Зателефонувати Біллові, щоб почути його думки про зустріч менеджерів»). Або вам слід продивитися файли, які ви щойно отримали після минулорічної конференції («Переглянути файли з попередньої конференції наукового товариства»). Або ж ви хочете зазирнути в інтернет, щоб мати уявлення про поточні події «у світі» навколо нової теми, яку опрацьовуєте («Подивитися щодо фондів фінансування стипендій у коледжах»).

Випадкове обдумування проектів

Не губіть жодної ідеї щодо проектів, які можуть виявитися потенційно корисними. Багато разів у житті ви будете думати про щось, і коли ви опиняєтеся у місці, яке зовсім не стосується проекту, неочікувано з’являється цікава ідея щодо нього. Скажімо, ви їдете до крамниці і раптом придумали крутий спосіб розпочати наступні збори трудового колективу. Чи ви на кухні розмішуєте соус для спагеті і тут вам спало на думку, що, можливо, варто роздати гарні сумки учасникам майбутньої конференції. Або ви дивитеся вечірній випуск новин і раптом згадали про ще одну особу, яку бажаєте запросити до консультативної наради.

Якщо це не конкретні наступні дії у ваших списках дій, вам слід зафіксувати й організувати ці думки у відповідному місці. Звісно, найважливіші прилади для того, щоб у вашій системі збору інформації нічого не загубилося, — це кошик вхідної інформації, ручка й папір, або ж смартфон. Слід притримати там усі ваші ідеї до моменту, коли ви вирішите, як з ними бути далі.

Знаряддя та структури для підтримки обдумування проектів

Незалежно від того, на якому рівні проекту з’являються ідеї, добре мати завжди під рукою гарні знаряддя для їхньої фіксації. Коли ви їх зафіксували, організуйте доступ до них у будь-який потрібний момент.

Інструмент для обдумування

Один з великих секретів того, як отримати ідеї та підвищити продуктивність, — це використання феномену «функція іде за формою» — гарні знаряддя можуть стимулювати продуктивне мислення. (Я, наприклад, «спіймав» деякі з моїх найпродуктивніших ідей, коли просто досліджував нову комп’ютерну програму, яка уможливлювала цікаво або дотепно створювати й фіксувати дані.)

Удача впливає на все. Хай ваш гачок завжди буде у воді; риба до нього може приплисти тоді, коли ви найменше цього очікуєте.

— Овідій

Якщо ви нічого не записуєте чи не фіксуєте на цифровому приладі, надзвичайно важко зосередитися на чомусь більше кількох хвилин, особливо якщо ви перебуваєте на самоті. Але коли ви користуєтеся фізичними знаряддями для фіксації та збереження своїх думок, ви можете конструктивно працювати багато годин поспіль.

Знаряддя для записування

Завжди майте біля себе зручні знаряддя для записування, щоб у вас не було несвідомого опору, пов’язаного з тим, що немає чим записати. Якщо я не маю змоги записати чи надрукувати текст, то не можу продуктивно обмірковувати проекти та ситуації.

Функція часто йде слідом за формою. Створіть собі контекст для фіксування думок, і вони з’являтимуться, ще коли ви не знаєте, що вони у вас є.

І навпаки — я придумав деякі чудові ідеї і вибудував плани вчасно лише тому, що мені хотілося скористатися моєю надзвичайно якісною чорнильною чи гелевою ручкою! Може, ви і не надихаєтесь так, як я, класним знаряддям, але якщо так — зробіть собі ласку й інвестуйте у зручні знаряддя для письма.

Я також раджу тримати гарні ручки у всіх місцях, де ви можете щось записувати, — на вашому столі (столах), на кухні, у портфелі, сумці, гаманці та наплічнику.

Папери та підставки

На додаток до приладів для письма вам варто завжди мати під рукою їхній функціональний еквівалент — папір і підставки. Для великих блокнотів краще, щоб вони були з перфорованого паперу, бо ви захочете відривати сторінки з ідеями та нотатками й зберігати їх у скриньці вхідної інформації до моменту, коли зможете їх опрацювати. Ви можете також тримати деякі свої неформальні короткі асоціативні карти й нотатки (оригінальні чи скановані) у відповідних файлах. Лотки з рукописними матеріалами часто містять стоси багатої контекстуальної пам’яті, яка згодом виявляється цінною.

Де міститься ваш найближчий блокнот для нотаток? Хай він буде ще ближче.

Дошки та підставки

Якщо у вас є необхідне місце, дошки чи блокноти на підставці — це вельми функціональні прилади для обмірковування. Вони вивільняють чимало місця, де можна фіксувати ідеї, і не завадить