Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

ставлять собі цього питання, може відчутно розчаровувати. Воно настільки швидко все прояснює, що мати справу з працівниками та середовищем, де відсутнє таке питання, може здаватися суцільним жахом.

Ми всі відповідаємо за визначення, що саме зобов’язані зробити, коли взаємодіємо з іншими людьми та з самими собою. І, певною мірою, для кожного результату, якого внутрішньо зобов’язуємося досягти, маємо визначити наступну фізичну дію. Однак існує величезна різниця між ухваленням рішення тоді, коли справа говорить про себе, і ним же, коли справа волає про вирішення.

Джерело методу

Я дізнався про цей простий, але надзвичайно ефективний метод вибору наступної дії понад тридцять років тому від мого давнього друга й консультанта з менеджменту Діна Ачесона (не плутати з колишнім держсекретарем США). Дін багато років консультував керівників і здійснював дослідження щодо того, як звільнитися з-під завалів, під якими багато з них опинились у своїх проектах і робочих ситуаціях. Дін прагнув знайти спосіб вивільнення і підсилення енергії для значних змін, яких потребували їхні організації. Якось він узяв окремий аркушик паперу з робочого столу керівника і змусив його вирішити, що слід одразу зробити, аби справа на аркушику просувалася вперед.

Виконання простого, одноманітного завдання, яке має початок і кінець, урівноважує безмежну складність, що часто псує мені решту життя. Свята простота.

— Роберт Φулгум

Результати були такими швидкими і ґрунтовними для керівника, що Дін продовжив вдосконалювати методологію, використовуючи цей метод для опрацювання вхідної інформації. Відтоді, враховуючи мої здобутки на основі знахідок Діна, сотні тисяч людей навчилися цій ключовій концепції, і вона залишається методом, зрозумілим для кожного.

Цей процес мислення не народжується разом з нами і не приходить до нас природним шляхом. Коли ви народилися, ви, мабуть, не спитали свою маму: «Ну, що в нас там далі? Якою буде наша наступна дія, і хто за неї відповідає?» Це техніка мислення, ухвалення рішень і свідомо спрямованої уваги, якій навчаються. Таке стається з людиною автоматично, коли обставини вочевидь потребують цього, як буває в умовах кризи або коли тиск у ситуації (від вашого боса, клієнта, вашої дитини чи неочікуваних подій) підштовхує до ухвалення рішення щодо наступної дії, аби відвернути неприємні наслідки. Але засвоєння цього стилю поведінки як упереджувального, до того як обставини стають такими очевидними і дії — такими нагальними, є практичним прогресом.[39] Якщо ви перетворите це на частину вашого особистого та професійного життя, то підвищите продуктивність праці і поліпшите ваш душевний стан.

Визначення конкретних дій щодо кожного пункту списку

Як щось настільки просте може бути настільки ефективним — «якою буде наступна дія?»

Щоб допомогти у відповіді на це питання, я запрошую вас поглянути на хвилинку на ваш загальний список (див. с. 151) — чи принаймні подумати про всі проекти, які обсіли вашу голову. Чи є у вас відчуття, що якісь із них не рухаються так послідовно та продуктивно, як могли би? Ви, мабуть, визнаєте, що, справді, кілька з них дещо застрягли.

Якщо ви не знали точно, чи треба вам зателефонувати, надіслати електронного листа, поговорити з кимось, проглянути питання в інтернеті чи купити річ у крамниці, щоб справа просувалася далі, то цей крок не було зроблено. Найсмішніше те, що знадобилося б лише якихось десять секунд, аби вирішити, якою буде наступна дія щодо майже всіх пунктів вашого списку. Але це ті самі десять секунд мислення й ухвалення рішень, які більшість людей не виділили на більшість справ у їхніх списках.

Успіх справи залежить від її початку. Треба розділити ваші складні, приголомшливі завдання на дрібні, контрольовані і почати з першого.

— Марк Твен

Наприклад, у когось у списку є пункт на кшталт «покришки».

Я питаю: «Це про що?»

Людина відповідає: «Мені треба нові покришки на машину».

«То якою буде наступна дія?»

Тоді співбесідник зазвичай зморщує лоба, міркує хвильку і резюмує: «Ну, треба глянути в інтернеті крамниці та ціни на покришки».

Скільки часу та когнітивної енергії потрібно для рішення про те, якою має бути наступна дія? Це лише кілька секунд зосередженого обмірковування, яке більшість людей ще не приділили більшості своїх усе ще не завершених справ.

Можливо, та людина, якій потрібні покришки на машину, усвідомлює цю потребу протягом тривалого часу. І також вірогідно, що цей чоловік був за комп’ютером сотні разів, маючи достатньо сил і часу, щоб виконати необхідну дію. Чому ж він цього не зробив? Тому що в тому стані свідомості, в якому він перебував, йому було не до думок про всі його проекти, зокрема щодо придбання покришок, і про те, якою буде наступна дія стосовно них. У такі моменти взагалі йому не думалося.

Насправді він мав уже прорахувати ці речі. Якби ця дія з обмірковування була виконана, він мав би в запасі хвилин п’ятнадцять перед зустріччю, за комп’ютером, і навіть якби його енергетика опустилася на позначку 4,2 з 10, він міг би глянути на список справ і з радістю побачити — «пошукати нові покришки». «Це те, що я можу зробити й завершити успішно!» — подумав би він. Це мотивовувало би продивитися мережу щодо покришок, просто для того, щоб відчути «перемогу» від виконання чогось корисного в межах наявного вікна часу. У той момент він не здатний був би накреслити великий договір пропозиції для клієнта, але мав достатні ресурси для пошуку в інтернеті й швидкого отримання простої інформації. Дуже вірогідно, що він міг би глянути на новий набір покришок на своїй машині й відчути себе на вершині світу.

Визначення того, як виглядатиме дія на найпростішому рівні та організація тимчасових нагадувань, на які ми можемо покластися, є головними секретами підвищення продуктивності та створення спокійного внутрішнього середовища.

Часто навіть найпростіші справи не рухаються, бо ми ще остаточно не вирішили навіть те, якою буде наступна дія. Люди на моїх семінарах часто мають у списку справи на зразок «Відрегулювати машину». Чи є «відрегулювати машину» наступною дією? Ні, якщо тільки ви не йдете до вашої машини у спецодязі та з викруткою.

Без знання про наступну дію залишається потенційно безмежна прірва між поточною реальністю і тим, що вам потрібно чинити.

«Отже, якою буде наступна дія?»

«Ее... мені необхідно відвезти машину до гаража. А, так, слід уточнити, чи вони можуть її прийняти. Отож треба зателефонувати туди і призначити зустріч».

«Маєте їхній телефонний